Nestes dias, inicialmente atípicos, tenho observado muitos comentários sobre a necessidade em ter uma rotina. Algumas pessoas se sentem perdidas, agora que passaram a ser mais “donas” do seu próprio tempo.
Obviamente muita coisa mudou. Tivemos que estacionar temporariamente algumas de nossas atividades, outras precisamos adaptar, algumas seguiram normalmente, surgiram novas atividades. Enfim, para muitas pessoas o impacto vem sendo forte, mas o que me preocupou, foi o fato de estarem perdidas. Viviam ocupadas o tempo todo, e agora que o “tempo está sobrando”, e não sabem o que fazer.
As perguntas são:
Quão você é ocupado?
Quão você é produtivo?
Precisamos voltar um pouco antes da chegada desta pandemia.
Como era a sua rotina?
Suas atividades diárias estavam congruentes aos seus objetivos?
Você não tinha tempo para nada, inclusive para buscar por seus objetivos?
Vamos lá. Ser ocupado não é ser produtivo, e uma rotina produtiva não se estabelece através de uma receita de bolo.
Vejo pessoas montando suas rotinas baseadas em livros de produtividade, que por sinal são incríveis, o problema é como as pessoas interpretam o que leem.
Ouvimos muito dizer que pessoas produtivas e de sucesso acordam às 05:00 a.m., tomam água com limão em jejum, meditam…
Sim, muitas pessoas de sucesso que conheço, seguem alguns “rituais” como estes, mas o que eu quero deixar bem claro aqui é que elas sabem perfeitamente porque fazem tudo isso.
Não é o acordar às 05:00 a.m. ou tomar a água com limão em jejum, que farão de você uma pessoa produtiva e bem sucedida.
Rotina é tudo aquilo que fazemos recorrentemente, diariamente, semanalmente. E ela pode ser totalmente improdutiva, mesmo que seja muito ativa.
A chave está em ter uma rotina alinhada com seus objetivos.
E como fazer isto?
O primeiro passo para criar uma rotina produtiva é definir seus objetivos de curto, médio e longo prazo.
Uma ferramenta bastante útil para este processo é o SMART:
S – específico – O que eu quero? Qual o meu objetivo?
M – mensurável – O que vai evidenciar que atingi meu objetivo?
A – alcançável – É possível atingir meu objetivo?
R – relevante – Por que este objetivo é importante para mim?
T – tempo – Em quanto tempo quero atingir meu objetivo?
O segundo passo é saber como atingir estes objetivos — criar um plano de ação.
Podemos utilizar outra ferramenta muito simples, clara e objetiva 5W2H:
What – O que eu quero? Qual o meu objetivo? (definido no SMART)
Who – Quem é responsável por fazer as atividades necessárias para que o meu objetivo seja alcançado?
When – Quando o objetivo será conquistado e quando as atividades precisam ser realizadas? (cronograma)
Why – Por que estas atividades precisam ser realizadas? Qual a importância de cada uma delas?
Where – Onde eu quero que tudo aconteça?
How – Como eu vou fazer?
How Much – Quanto vai custar? Tempo, $$, recursos, pessoas…
Já sei o que eu quero – SMART
Já sei o que e como preciso fazer para conquistar o que eu quero – 5W2H
Agora preciso organizar a minha vida.
O terceiro passo é montar a rotina.
A ferramenta que vamos usar é de “administração do tempo”
Importante ficar bem claro que nós não temos o poder de administrar o tempo. O que está sob nosso controle é como administramos nossas ações no tempo.
Reconheça a sua rotina atual como ela é, não como você gostaria que fosse:
Anote sua rotina diária por uma semana completa. Horário e atividade desde o momento que acordar até quando for dormir. (detalhadamente)
Classifique suas atividades atuais x objetivos e atividades definidas no SMART e 5W2H:
A – alto impacto x objetivos;
B – médio impacto x objetivos;
C – baixo impacto x objetivos;
D – atividades delegáveis (importantes, mas outra pessoa pode fazer por mim);
E – elimináveis (não agregam nada x objetivos).
Agora sim, vamos desenhar a nova rotina.
Sua nova rotina deve ser congruente aos seus objetivos:
Colocar de 3 a 6 atividades A e definir os horários para realizá-las;
Atividades B ficam em segundo plano;
Atividades C só serão realizadas se todas as atividades A e B tenham sido cumpridas (não precisa nem colocar na agenda);
Atividades D não são colocadas na agenda, pois não são mais suas, então você apenas deve checar se foram realizadas até que virem rotina para quem as executará;
Atividades E foram eliminadas da sua rotina, pois elas roubavam o seu tempo;
Comprometa-se a realizar o que listou, não vá dormir sem realizar suas atividades A.
Para colocar na prática o que falamos neste artigo, vou expor um dia da minha rotina, adaptada à situação atual de pandemia.
Estou trabalhando em casa, meu filho estudando em casa, mas nossos objetivos continuam vivos. Trabalho em uma multinacional e também atuo como coach.
07:00 – acordar e treinar;
08:00 – começar a trabalhar; (empresa)
12:00 – atendimento de coaching;
13:00 – retornar ao trabalho; (empresa)
18:00 – aula de inglês;
19:30 – atendimento de coaching;
21:00 – atendimento de coaching;
Estas atividades para as quais estipulei horários, são as minhas atividades A, mas dentro de um dia realizo inúmeras outras atividades as quais são encaixadas entre uma atividade e outra: cuidar do meu filho, cuidar da casa, fazer almoço, me alimentar, cuidados pessoais, mercado, falar com amigos, família…
Quando sabemos o nosso propósito, nada nos impede de seguir com os nossos planos. Os fatores externos sempre existirão, não estão sob nosso controle. Em determinadas situações, teremos que nos adaptar, nos reinventar, mas nunca desistir e perder a direção.
Bora tentar?
Beijos.
Personal e Professional Coach, membro da Sociedade Brasileira de Coaching
Renata Cunha, 39 anos, é membro da Sociedade Brasileira de Coaching (SBCOACHING) desde 2016. É formada em administração de empresas pela Universidade de Taubaté – UNITAU – com pós-graduação em gestão de logística empresarial pela Fundação Armando Álvares Penteado – FAAP. 15 anos de experiência em gestão de pessoas. Possui uma carreira sólida na área financeira em multinacionais. O coaching entrou em sua vida quando, informalmente, conheceu o idealizador do Instituto Life Coaching e grande amigo Mario Meireles, que em pouco tempo, a mostrou o caminho para aquilo que viria a ser sua missão de vida. Ele a dizia: “você é coach, só não sabe disso ainda”. Sua missão: despertar nas pessoas o que de melhor possuem dentro de si, e ajudá-las a desabrochar, encontrando seus verdadeiros propósitos. Acredita que a vida é curta demais para ser pequena e que somos grandes demais para não doarmos o nosso melhor ao mundo.
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